Административно и информационно обслужване

Отделът е част от общата администрация на районната администрация и е под ръководството на секретаря на района. В неговия състав са включени служба „Деловодно обслужване“, служба „Гражданско състояние“ и служба ЕСГРАОН.
Основната цел на отдела е да осигурява административно, деловодно и информационно обслужване на гражданите, да поддържа точни регистри на населението и актовете по гражданско състояние, както и да гарантира законосъобразното изпълнение на административните услуги, свързани с гражданската регистрация и документооборота.

Основни функции и дейности

1. Общи функции на отдела

Отдел АИО изпълнява следните основни дейности:

• Деловодно-информационно обслужване на гражданите и администрацията;

• Обработване на входящия, изходящия и вътрешния документооборот;

• Приемане, регистриране и разпределяне на входящата кореспонденция към съответните служители;

• Извеждане на изходяща кореспонденция;

• Извършване на административни услуги по гражданската регистрация и актосъставянето.

2. Дейности на служби ЕСГРАОН и „Гражданско състояние“

Дейността се извършва от длъжностни лица по гражданско състояние съгласно ЗМСМА и Закона за гражданската регистрация, при спазване на Закона за защита на личните данни, принципа на оперативна самостоятелност и обвързана компетентност.

Основни задължения:

• Поддържане актуалността на данните в локалната и националната база данни „Население“;

• Създаване и поддържане на електронни еквиваленти на актовете по гражданско състояние;

• Издаване на удостоверителни документи по гражданско състояние, включително:

  • дубликати на актове за раждане, брак и смърт;

  • удостоверения за семейно положение, родствени връзки, идентичност на имена, наследници и др.;

  • удостоверения за постоянен и настоящ адрес;

  • удостоверения за факти и обстоятелства по гражданско състояние.

• Окомплектоване на документи за:

  • даване или смяна на ЕГН;

  • установяване на българско гражданство;

  • регистрация на брачен договор.

• Приемане, обработване и класиране на документи, свързани с адресна регистрация на български граждани, чужденци, лица без гражданство и бежанци;

• Поддържане и съхранение на регистрите по гражданско състояние;

• Поддържане на класификатора на административните адреси;

• Изготвяне на служебни справки, становища, уведомления и кореспонденция с институции;

• Организационно-техническа подготовка на избори;

• Създаване и поддръжка на регистър на административните адреси и издаване на удостоверения.

3. Дейности на служба „Деловодно обслужване“

Службата изпълнява:

• Приемане и регистриране на цялата входяща и изходяща кореспонденция;

• Извършване на справки за граждани по подадени преписки;

• Класиране и съхранение на обработени документи до предаването им в учрежденския архив;

• Поддържане на информационните масиви;

• Организиране и съхраняване на документи в архивния фонд;

• Водене на отчет за движението на архивните документи.

4. Дейности на куриер

• Подготовка на изходящата кореспонденция за куриерски услуги;

• Предаване на документи чрез разменна поща в Столична община (когато е приложимо);

• Разнасяне на кореспонденция до външни кореспонденти;

• Изготвяне на опис и предаване на документи за служителите чрез комуникационния консултант;

• Ежедневно предаване на вътрешни документи за подпис от кмета.

5. Дейности на касиер

• Приемане, съхраняване и предаване на парични средства и документи;

• Извършване на касови операции въз основа на редовно оформени касови документи;

• Изготвяне на приходни и разходни документи;

• Ежедневно предаване на касовия отчет към отдел „Финансово-счетоводна и търговска дейност“.

Нормативна уредба

Дейността на отделите се осъществява при спазване на:

• Закон за администрацията;

• Семеен кодекс;

• Закон за гражданската регистрация;

• Закон за българското гражданство;

• Граждански процесуален кодекс;

• Административнопроцесуален кодекс;

• Вътрешните правила и наредби на Столична община;

• Други нормативни актове, свързани с дейностите по деловодство, гражданско състояние, правно обслужване и човешки ресурси.